Ab 25. Mai 2018 ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) anzuwenden (sie ist bereits am 24. Mai 2016 in Kraft getreten). Die DSGVO gilt für alle, von Behörden über Großkonzerne bis hin zu Klein- und Mittelbetrieben und dient dem Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und dem freien Datenverkehr. Unter dem freien Datenverkehr versteht man EU-weite Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die Rechte der Betroffenen und die Pflichten der Verantwortlichen. Ein Verstoß gegen das Datenschutzgesetz kann Verwaltungsstrafen und gerichtliche Folgen nach sich ziehen.
Welche Maßnahmen sind zu treffen?
- Evaluierung der Datenverarbeitungen (auch die Standardanwendungen)
- Inventarisierung aller Dienstleister und Verträge (prüfen und ggfs. fehlende Verträge abschließen)
- Evaluierung vorhandener interner IT-Policies und Datenverarbeitungen
- Informationspflichten an Betroffene erfüllen
- Abläufe und Inhalte bei deren Anfragen über Art und Umfang der Datenverarbeitung personenbezogener Daten vorbereiten
- Abläufe bei Datenmissbrauch (Musterschreiben, Zuständigkeiten) entwerfen
- Überprüfung aller eingeholten Zustimmungen
- Evaluierung der technischen Einstellungen bei der Datenerhebung, der Datenspeicherung und der Datenlöschungen
- Bei neuen Datenverarbeitungen eine Datenschutz-Folgenabschätzung erstellen
- Absolvierung von Schulungen der MitarbeiterInnen und Verantwortlichen
- Schriftliche Dokumentation zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht
Wie ist vorzugehen?
- Führung eines Verzeichnisses über die Verarbeitungstätigkeiten und die damit verbundene Risikobeurteilung und Datenschutz-Folgeabschätzung
- Ist ein Datenschutzbeauftragter notwendig? wenn ja bestellen
- Wahrung der Betroffenenrechte und Einholen der Einwilligung zur personenbezogenen Datenverarbeitung bei gleichzeitigem Widerspruchsrecht
- Verabeitung ausschließlich von benötigten und aktuellen Daten
- Vernichtung von Daten, die nicht mehr benötigt werden
- Sicherheit der verarbeiteten Daten muss gewährleistet sein
- Die DSGVO gilt auch für Hartkopien (Ordner im Aktenschrank, Karteikarten, Archive…)
- Weiterleiten nur an vertrauenswürdige Dritte im Rahmen einer ordnungsgemäßen schriftlichen Vereinbarung
- Potenziellen Verstößen sofort nachgehen und gegebenenfalls melden
- Anweisung und Schulung der handelnden Personen
Gemeinsam mit unserem Partner, Herrn Ing. Walter Kalcher, finden Sie die Antworten auf all diese Fragen, speziell für Ihr Unternehmen, im Zuge eines förderbaren Beratungsprojekts.
Beispiel eines geförderten DSGVO Projekts:
Unternehmen mit mehr als 5 Mitarbeitern
Max. 20 geförderte Beratungsstunden
Förderung pro Stunde EUR 40,--
Summe der Förderung EUR 800,--
Ing. Walter Kalcher - Qualitätsmanagement
Geprüfter Datenschutzexperte
Minciostraße 35
1150 WIEN
+43 (699) 11167439
qm@walterkalcher.at