Wie wir bei schritt]macher Microsoft Teams einsetzen
Durch die Coronavirus-Pandemie wurde die ohnehin bekannte Collaboration-Lösung Microsoft Teams stärker in den Fokus aller Unternehmen gerückt. Teams ergänzt die breite Produktpalette von Mircrosoft für Unternehmen und Organisationen um einen digitalen Büroplatz, der sämtliche Kommunikationen innerhalb und außerhalbs von Unternehmen-Gruppen, vom Teilen von Dokumenten und Wissen über Termine und Absprachen, bündelt.
Sein wir uns ehrlich, obwohl nicht unbedingt perfekt - denn welches Microsoft Office Produkt ist schon perfekt?! - bietet der Service aber zahlreiche Funktionen um räumliche Gruppenarbeit optimal zu unterstützen. Wir setzen Microsoft Teams schon seit eineinhalb Jahren ein und unsere Zusammenarbeit hat sich positiv verbessert.
Interne Kommunikation leicht gemacht
Anstatt hunderte Mails für die interne Kommunikation zu nützen - wo wir den Überblick jedes Mal aufs Neue verloren haben, benutzen wir Channels und Chats. Microsoft Teams ersetzt natürlich nicht Outlook, welches wir im Regelfall für die externe Kommunikation verwenden. Der Clou, anstatt die Inhalte von Teams nach Outlook zu kopieren, klicken Sie einfach innerhalb eines Chats oder eines Channels auf das Symbol "Weitere Optionen" - "Mit Outlook teilen" - Vola - es öffnet sich ein Mai-Fenster mit dem integrierten Beitrag. Wir setzen nur mehr den Betreff und Empfänger und versenden es.
Teams-Mitgliedern Tags zuweisen
Wenn man die Möglichkeit nutzt und allen Team-Mitgliedern das Setzen von Tags ermöglicht, erspart man sich dadurch das öffnen eines neuen MS Teams Channels bzw. neuer Unter-Gruppe. Um die Tags zu erstellen (falls das Feature durch ihre IT-Administration aktiviert wurde), klicken Sie in der Leiste auf der linken Bildschirmseite auf die "Teams"-Schaltfläche. Über "Weitere Optionen" und den Menüpunkt "Tags", können Sie einfach bestimmte Personen Tags zuweisen. (z.B: Sales, FiBO, IT, Marketing, etc).
Pop-Up-Chat
Wir bei schritt]macher sind froh, dass dieses Feature implementiert wurde - denn bei der Arbeit kommt es häufiger vor, dass man eine neue Anfrage von Kollegen bekommt, während man sich in einem Meeting befindet. Manchmal passiert es mir aber, dass ich selbst eine Frage an einen Kollegen habe und ihn um Informationen frage und das Ganze ohne eine laufende Video-Session zu unterbrechen. Als wir die Funktion "Pop-Up-Chat" erforschten waren wir glücklich, wie kleine Schulkinder, denn es erlaubt, dass man Einzel- oder Gruppenchats in einem seperaten Fenster anzeigen lässt, dass man nach belieben vergrößern oder verkleinern kann.
Microsoft Teams auf allen Endgeräten installieren
Wir haben die mobile Team-App auf unseren Mobiltelefonen installiert und können so mit unseren Kollegen enger zusammenarbeiten. So beteiligen wir uns an Unterhaltungen wenn wir unterwegs zu einem Kundentermin sind und können Fragen auf allen Kanälen beantworten.
Apps hinzufügen
Um die Collaboration - Software zu vereinfachen - gibt es die Möglichkeit unzählige andere Applikationen hinzufügen. Excel Tabellen um smarte Kalkulationen direkt im Projekt mit Kollegen erarbeiten und gleichzeitig Notizen über OneNote zu erstellen sind nur einige wenige Apps die wir hier bei schritt]macher benützen.
Sie wollen mehr Tipps & Tricks zu Microsoft Teams?
Wenn Sie mehr über Microsoft Teams oder Collaboration-Tools erfahren möchten, Beratung oder Unterstützung bei der Analyse Ihrer internen Prozesse und der auf Sie am besten zugeschnittenen Lösung zum Einsatz von Teams, dann sprechen Sie uns gerne an.